为进一步推进“放管服”改革、提升“不见面”服务水平，优化营商环境，无锡市住房公积金管理中心（以下简称“中心”） 通过现有系统分析、电子档案系统调研，系统可行性分析，对电子档案系统项目进行立项、规划。中心电子档案系统规划将以存量数字化、增量电子化、存档在线化、利用网络化、管理系统化“五化”战略为目标，形成从采集、归档、存储、利用、统计、借阅、鉴定、销毁等档案全生命周期的电子化管理。

　　 一、档案影像系统现状及问题

　　 （一）目前中心档案影像系统现状

　 　为提高中心内部管理和对外服务水平， 2013年中心上线了档案影像系统，初步实现了业务档案的无纸化和电子化。前台操作人员通过高拍仪对职工提供的纸质业务材料拍照并上传至服务器保存，后道业务流程可以随时随地查阅，突破了因传统纸质业务档案流转而带来的地域限制和效率低下的问题；同时系统对与其他部门信息共享取得的业务材料电子信息也作为业务档案进行了保存，档案影像系统的上线大大提升了中心的管理和服务水平。

　　 （二）档案影像系统存在的问题

　　 2013年上线的档案影像系统虽然大大提高了中心的管理和服务水平，但也存在以下几个问题：一是所有业务(包括线下、线上业务)档案影像数据从采集、传输到后台存储均采用明码的形式，存在被人为篡改的风险，同时如果中心与职工发生纠纷，存在不被有关部门采信的风险；二是我中心目前给缴存单位、缴存职工出具有关证明材料仍需客户来柜面办理，人工出具；三是中心与缴存职工、缴存单位签订的贷款合同、托收协议等仍是纸质形式，业务办理回执仍需纸质打印后由客户签字等。

　　 二、电子档案建设内容

　　 电子档案系统建设将涵盖了中心贷款、归集、提取等公积金业务。通过结合CA签名、人脸识别等技术，中心与缴存职工、缴存单位签订的类似贷款合同、托收协议等各类合同和协议等均可以线上签署。中心通过互联网可以为缴存单位或者个人出具有电子签章的证明材料，进一步提升中心“不见面”服务水平。同时提供档案复用功能，职工办理业务时可对前面留存的档案进行复用，达到职工不带资料的目的。

　　 电子档案管理系统将采用分布式存储、数据文档服务、数字证书、签名服务器等技术手段保证数据安全和法律效力，以及参考综合服务平台建设导则的技术规范确定了电子档案系统的分层架构，保证电子档案系统的安全性。

　　 三、电子档案系统的建设成效与意义

　　 为了解决上述问题，进一步推进“放管服”改革和提升“不见面”服务水平，真正按照档案管理规范来实现中心所有公积金业务档案的电子化，并保证电子档案的法律效力，我中心于2019年启动了电子档案系统建设工作，通过公开招标确定了北京网智易通科技有限公司为我中心建设电子档案管理系统。新的电子档案管理系统将采用分布式存储、数据文档服务、数字证书、签名服务器等技术手段保证数据安全和法律效力，以及参考综合服务平台建设导则的技术规范确定了电子档案系统的分层架构，保证电子档案系统的安全性。电子档案系统具有以下特点：

　　 (1)、电子档案系统完全执行国家2016年修订发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》，同时根据《中华人民共和国电子签名法》的要求，运用电子签章、时间戳、数据封装等技术，从每一份档案(包括业务档案、电子数据、音频视频文件、电子签名等)的采集、传输、存储等所有环节采用数字证书进行加密以杜绝人为篡改的可能，实现档案数据的真实、可靠、完整、可用，确保归档的各种形式的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

　　 (2)、电子档案系统对电子档案的采集、归档、存储、利用、统计、借阅、鉴定、销毁等各个环节的档案全生命周期管理，完全符合国家档案局颁发的《电子文件归档和电子档案管理规范》以及《纸制档案数字化技术规定》等相关规定。

　 　(3)、电子档案系统管理范围涵盖中心所有的贷款、归集、提取等公积金业务以及财务档案、OA档案、行政执法档案等。

　　 (4)、通过电子档案管理系统结合CA签名、人脸识别等技术，未来我中心与缴存职工、缴存单位签订的类似贷款合同、托收协议等各类合同和协议等均可以线上签署，进一步提升中心“不见面”服务水平。

　　(5)、需要中心对缴存单位或者个人出具的缴存证明、异地贷款证明、公司上市证明等所有证明材料，经单位或职工网上申请后，电子档案系统会将证明材料转化为带有中心电子签章的PDF电子文件，并通过互联网推送给单位或职工，同时提供互联网验证渠道。

　 　(6)、电子档案系统可提供档案复用功能，系统对职工来中心办理业务之后收集的相关资料进行留存，当职工第二次来办理相关业务时可根据实际情况对第一次留存的档案进行复用。通过档案复用功能，达到职工少带资料甚至不带资料的目的

　　 （7）、优化提升住房公积金管理信息系统建设，有效地提高了中心档案查询的效率。可以使档案管理工作向制度化、规范化、科学化的方向发展，不仅可以防止档案原本的遗失，还可以有效的防范档案被人为修改或者造假情况的产生。

　　 四、未来发展方向

　　 中心信息化建设紧紧围绕“放管服”改革要求，以优化营商环境为原则，高起点规划、高标准建设、高质量推进，不断提高中心信息化建设水平。

　　 （一）继续完善“一中心、两系统、六平台”建设。一中心即账务处理中心，两系统即公积金管理信息系统、监控预警系统，六平台即微信公众号、网上营业厅、12329热线、综合服务管理平台、短信息推送平台、安全运维管理平台。

　　 通过严格规范线上服务、统一管控各类渠道、妥善对接政务平台、强化安全保障机制和加大监督指导力度五个方面进一步完善“一中心、两系统、六平台”建设。通过多角度、多维度对信息系统进行监控，确保中心信息系统安全、稳定、高效运行。

　　 （二）加快电子档案系统建设。电子档案系统逐步向单位管理实行全方位覆盖，目前我中心在电子档案建设上对业务工作进行了覆盖，今后将逐步扩展到信息系统运维日志档案，各种报表、数据上报等所有的管理工作，以实现中心所有管理工作的档案留痕。